KAPChef Adam Konarzewski, system dla gastronomii produkcyjnej i cateringu.
POLITYKA PRYWATNOŚCI KAPChef
## 1. Postanowienia ogólne- Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z usług KAPChef, serwisu internetowego oraz systemu KAPChef.
- KAPChef jest systemem informatycznym przeznaczonym dla przedsiębiorców, w szczególności podmiotów prowadzących działalność cateringową, gastronomiczną, hotelarską, produkcyjną oraz organizujących realizacje gastronomiczne.
- Usługi KAPChef są świadczone w modelu B2B.
- KAPChef może występować w dwóch odmiennych rolach w zakresie przetwarzania danych osobowych:
- Niniejsza Polityka prywatności opisuje przede wszystkim przetwarzanie danych, dla których KAPChef występuje jako administrator.
- Zasady przetwarzania danych powierzonych KAPChef przez Klienta określa odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („DPA”).
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych, w zakresie, w którym KAPChef samodzielnie ustala cele i sposoby ich przetwarzania, jest: KAPChef Adam Konarzewski NIP: 5322083017 REGON: 383171851 ul. Jeziorowa 69J 03-991 Warszawa Polska Kontakt:- e-mail ogólny: [email protected]
- sprawy dotyczące ochrony danych: [email protected]
- kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: [email protected]
- wsparcie techniczne: [email protected]
- telefon: 786 938 558
3. Kontakt w sprawach ochrony danych
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych KAPChef udostępnia dedykowany adres e-mail: e-mail: [email protected] Na zapytania kierowane na ten adres oraz na [email protected] odpowiedzi udziela osobiście właściciel działalności. KAPChef nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych w rozumieniu art. 37 RODO, zgodnie ze stanem obecnej wiedzy obowiązek ten nie występuje przy charakterze i skali prowadzonej działalności.4. Zakres Polityki
Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych przez KAPChef jako administratora, w szczególności danych:- osób kontaktujących się z KAPChef;
- osób zainteresowanych prezentacją lub ofertą KAPChef;
- osób reprezentujących Klientów lub kontaktujących się z KAPChef w związku z umową;
- użytkowników systemu w zakresie danych niezbędnych KAPChef do prowadzenia własnej relacji z Klientem i zapewnienia bezpieczeństwa usługi;
- osób kontaktujących się z działem wsparcia;
- osób, których dane są zawarte w logach technicznych i bezpieczeństwa, w zakresie, w którym KAPChef samodzielnie ustala cel ich przetwarzania.
5. Dane przetwarzane przez KAPChef jako administrator
W zależności od sposobu korzystania z usług KAPChef mogą być przetwarzane w szczególności:5.1. Dane kontaktowe
- imię i nazwisko;
- nazwa firmy;
- stanowisko lub funkcja;
- adres e-mail;
- numer telefonu;
- informacje przekazane podczas kontaktu;
- informacje dotyczące zainteresowania usługą.
5.2. Dane związane z zapytaniami demonstracyjnymi
W przypadku formularza demonstracyjnego mogą być przetwarzane:- imię i nazwisko;
- nazwa firmy;
- adres e-mail;
- numer telefonu;
- wielkość zespołu;
- informacje o zainteresowaniach;
- notatki przekazane przez osobę;
- adres strony internetowej;
- informacje dotyczące zgody, w tym data jej udzielenia, jeżeli zgoda jest wykorzystywana jako podstawa przetwarzania.
5.3. Dane techniczne
W związku z korzystaniem z systemu mogą być przetwarzane dane techniczne, w szczególności:- adres IP;
- informacje o urządzeniu;
- user-agent;
- identyfikatory sesji lub ich zabezpieczone odpowiedniki;
- informacje o czasie rozpoczęcia i zakończenia sesji;
- informacje o zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem;
- informacje o błędach i działaniach użytkownika rejestrowane w ramach mechanizmów bezpieczeństwa.
6. Dane Klienta przetwarzane przez KAPChef jako podmiot przetwarzający
Klient może wprowadzać do systemu KAPChef dane osobowe dotyczące swoich pracowników, współpracowników, klientów lub innych osób. W takim przypadku co do zasady: Klient jest administratorem danych, a KAPChef jest podmiotem przetwarzającym. Może to obejmować w szczególności:- imiona i nazwiska;
- dane kontaktowe;
- stanowiska i role;
- informacje o zatrudnieniu;
- grafiki pracy;
- informacje o urlopach i nieobecnościach;
- informacje związane z ewidencją czasu pracy;
- dane lokalizacyjne związane z funkcjami GPS;
- dane dotyczące realizacji;
- informacje dotyczące klientów Klienta;
- dane dotyczące zamówień;
- dane dotyczące produkcji;
- dane dotyczące receptur i menu, jeżeli zawierają dane osobowe;
- dane dotyczące rozliczeń pracowników;
- informacje dotyczące HACCP;
- zdjęcia i dokumenty;
- informacje zawarte w uwagach i komentarzach użytkowników.
7. Cele przetwarzania danych przez KAPChef jako administratora
KAPChef może przetwarzać dane osobowe w celu:- udzielenia odpowiedzi na zapytanie;
- przygotowania i przedstawienia oferty;
- organizacji prezentacji lub demonstracji systemu;
- zawarcia i wykonywania umowy;
- prowadzenia komunikacji związanej z usługą;
- obsługi zgłoszeń i wsparcia technicznego;
- zapewnienia bezpieczeństwa systemu;
- wykrywania prób nieuprawnionego dostępu;
- prowadzenia dokumentacji i rozliczeń związanych z działalnością KAPChef;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- realizacji obowiązków prawnych ciążących na KAPChef;
- prowadzenia działań marketingowych, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna.
8. Podstawy prawne
W zależności od konkretnego celu KAPChef może przetwarzać dane osobowe na podstawie:- art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy;
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na KAPChef;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu KAPChef, w szczególności bezpieczeństwa systemu, ochrony przed nadużyciami, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.
9. Prawnie uzasadnione interesy
Jeżeli KAPChef opiera przetwarzanie na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadnionym interesem może być w szczególności:- zapewnienie bezpieczeństwa systemu;
- zapobieganie nadużyciom;
- wykrywanie i przeciwdziałanie nieautoryzowanemu dostępowi;
- zapewnienie ciągłości działania;
- dokumentowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem;
- dochodzenie i obrona roszczeń;
- prowadzenie komunikacji związanej z istniejącą relacją biznesową.
10. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają KAPChef w prowadzeniu działalności lub świadczeniu usług, w szczególności:- dostawcom hostingu i infrastruktury;
- dostawcom poczty elektronicznej;
- dostawcom usług technicznych;
- dostawcom narzędzi niezbędnych do działania systemu;
- podmiotom świadczącym usługi księgowe lub prawne, jeżeli jest to niezbędne;
- właściwym organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
- home.pl, dostawca hostingu, bazy danych i poczty elektronicznej; serwery utrzymywane w centrach danych na terytorium Polski (patrz pkt 11);
- Google, usługa AI (Gemini), patrz pkt 12;
- biuro rachunkowe, w zakresie dokumentacji księgowej działalności KAPChef;
- właściwe organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
11. Hosting i infrastruktura
System KAPChef wykorzystuje infrastrukturę serwerową i bazę danych umożliwiające przechowywanie danych systemowych. Dostawcą hostingu i serwera poczty jest home.pl, potwierdzone w konfiguracji produkcyjnej (audyt techniczny 23.08.2026). Według publicznej dokumentacji dostawcy serwery home.pl utrzymywane są w centrach danych na terytorium Polski, a kopie zapasowe przechowywane są w dwóch niezależnych punktach w Polsce. Przechowywanie danych infrastruktury hostingu następuje zatem na terytorium EOG.12. Usługi AI
KAPChef posiada funkcję Asystenta AI. Usługa realizowana jest z wykorzystaniem modelu z rodziny Google Gemini Flash (aktualnie najtańszy dostępny wariant, wybierany w konfiguracji serwera) (Google Generative Language API) na bezpłatnym poziomie usług. Klucz dostępu do modelu nie opuszcza serwera KAPChef. W ramach funkcji AI do Google przekazywana jest treść wiadomości wpisanych przez użytkownika oraz informacje niezbędne do wygenerowania odpowiedzi. Historia rozmów z Asystentem AI jest przechowywana w systemie KAPChef do momentu jej ręcznego usunięcia przez użytkownika lub Klienta. System nie stosuje automatycznego czyszczenia historii rozmów, użytkownik może samodzielnie usunąć całą rozmowę lub wybraną konwersację w interfejsie panelu. Funkcja AI jest dostępna dla Klienta posiadającego aktywną, opłaconą usługę i może być włączana dla danej organizacji. Obowiązuje miesięczny limit kosztów per firma. Asystent AI jest narzędziem pomocniczym. Wyniki generowane przez AI wymagają kontroli użytkownika. AI nie jest przeznaczone do samodzielnego podejmowania decyzji: kadrowych, finansowych, księgowych, prawnych, sanitarnych oraz dotyczących bezpieczeństwa żywności. Korzystanie z bezpłatnego poziomu usługi może, zgodnie z warunkami dostawcy, oznaczać wykorzystywanie przekazywanych treści przez Google do ulepszania swoich usług i modeli. Z tego względu użytkownik nie powinien wprowadzać do Asystenta AI danych wrażliwych ani danych osobowych osób trzecich, które nie są niezbędne do wykonania zadania.13. Dane lokalizacyjne
KAPChef umożliwia funkcje związane z lokalizacją:- lokalizowanie kierowców;
- rejestrowanie współrzędnych GPS przy rejestracji czasu pracy.
14. Dane dotyczące nieobecności i zdrowia
System umożliwia Klientowi rejestrowanie statusów nieobecności, w tym statusu oznaczonego technicznie jako `sick`. KAPChef nie decyduje, jakie dane Klient powinien wprowadzać do systemu i nie ustala celu przetwarzania danych pracowników Klienta. Jeżeli dane wprowadzane przez Klienta obejmują dane szczególnych kategorii, Klient jako administrator odpowiada za zgodność takiego przetwarzania z przepisami prawa. KAPChef przetwarza takie dane wyłącznie w zakresie wynikającym z usługi i udokumentowanych poleceń Klienta.15. Bezpieczeństwo
KAPChef stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru świadczonej usługi. Według stanu technicznego systemu (audyt kodu 23.08.2026) obejmują one m.in.:- uwierzytelnianie za pomocą loginu i hasła;
- bezpieczne przechowywanie haseł przy użyciu funkcji kryptograficznego hashowania (bcrypt);
- losowe tokeny sesyjne przechowywane wyłącznie w formie skrótu kryptograficznego (SHA-256), z ograniczonym czasem życia sesji;
- kontrolę uprawnień oraz przypisanie danych do organizacji;
- kontrolę dostępu po stronie serwera;
- tymczasową blokadę konta po zbyt wielu nieudanych próbach logowania;
- ograniczanie liczby żądań (rate limiting) dla wrażliwych operacji, w tym logowania i publicznych formularzy;
- alerty e-mail o logowaniu na konto administracyjne z nowego adresu IP;
- logowanie zdarzeń bezpieczeństwa i aktywności kont;
- automatyczne kopie zapasowe bazy danych z ograniczoną retencją;
- zabezpieczenie katalogów systemowych (logi, kopie zapasowe) przed dostępem z sieci;
- nagłówki bezpieczeństwa HTTP (HSTS, X-Content-Type-Options);
- ograniczenia CORS do znanych domen własnych.
16. Okres przechowywania danych
KAPChef przechowuje dane przez okres niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania, wykonania obowiązków prawnych oraz ochrony przed roszczeniami. Dla wybranych kategorii przyjęto następujące okresy:| Kategoria | Okres |
|---|---|
| Logi aktywności użytkowników | okres współpracy + 24 miesiące |
| Historia rozmów AI | do ręcznego usunięcia przez użytkownika/Klienta (brak automatycznego czyszczenia) |
| Sesje logowania | domyślnie 12 godzin od zalogowania (konta administracyjne krócej) |
| Tokeny resetowania hasła | 2 godziny |
| Tokeny aktywacyjne kont | 72 godziny |
| Backupy bazy danych | 35 dni (automatyczne usuwanie starszych kopii) |
| Dane Klienta po zakończeniu współpracy | 30 dni na eksport, następnie usunięcie danych operacyjnych, z zastrzeżeniem okresu życia backupów |
17. Usuwanie danych
Po zakończeniu współpracy Klient otrzymuje możliwość eksportu swoich danych. Roboczo przyjęto:- okres 30 dni na wykonanie eksportu;
- następnie usunięcie danych operacyjnych Klienta;
- dane znajdujące się w backupach mogą pozostać do naturalnego wygaśnięcia backupu, nie dłużej niż 35 dni, o ile technologia i obowiązujące przepisy na to pozwalają.
18. Prawa osób, których dane dotyczą
Jeżeli KAPChef jest administratorem danych, osoba, której dane dotyczą, może, w zakresie przewidzianym przepisami prawa, żądać:- dostępu do swoich danych;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
- cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.
19. Prawo do wniesienia skargi
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych. KAPChef będzie dążył do rozpatrywania zgłoszeń dotyczących ochrony danych bez zbędnej zwłoki.20. Marketing
Na ten moment KAPChef nie prowadzi marketingu bezpośredniego za pomocą środków komunikacji elektronicznej, nie wysyła newsletterów ani masowych kampanii mailowych. Wiadomości e-mail wysyłane przez system służą wyłącznie obsłudze zapytań, realizacji umowy oraz powiadomieniom operacyjnym (np. powiadomienia systemowe i alerty bezpieczeństwa). Jeżeli w przyszłości KAPChef podejmie działania marketingowe wymagające zgody, uzyska ją przed rozpoczęciem odpowiedniej komunikacji.21. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis internetowy KAPChef nie korzysta z zewnętrznych narzędzi analitycznych ani reklamowych (brak integracji typu Google Analytics, Matomo czy Hotjar, potwierdzone audytem kodu 23.08.2026). Aplikacja i panel KAPChef wykorzystują lokalną pamięć przeglądarki (localStorage) do przechowywania tokenu sesji logowania oraz preferencji użytkownika, jest to pamięć niezbędna do działania serwisu, nie służąca profilowaniu. Jeżeli w przyszłości stosowane będą pliki cookies analityczne, marketingowe lub inne niż niezbędne, ich stosowanie zostanie opisane w odrębnym mechanizmie informacyjnym lub polityce cookies, odpowiednio do faktycznej konfiguracji serwisu., finalna konfiguracja cookies w środowisku produkcyjnym.22. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
KAPChef nie deklaruje w niniejszym dokumencie, że dane osobowe są lub nie są przekazywane poza EOG, dopóki nie zostaną potwierdzone:- lokalizacje infrastruktury;
- lokalizacje usług zewnętrznych;
- warunki usług dostawcy modelu AI;
- ewentualne dalsze transfery dokonywane przez dostawców.
23. Zmiany Polityki prywatności
KAPChef może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku:- zmiany przepisów;
- zmiany sposobu działania systemu;
- dodania lub usunięcia funkcji;
- zmiany dostawców usług;
- zmiany sposobu przetwarzania danych;
- konieczności poprawienia informacji dotyczących prywatności.
24. Kontakt
W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych można kontaktować się: KAPChef Adam Konarzewski ul. Jeziorowa 69J 03-991 Warszawa RODO: [email protected] IOD: [email protected] Kontakt ogólny: [email protected] Wsparcie: [email protected] Telefon: 786 938 558 Wsparcie techniczne jest dostępne: poniedziałek–piątek, 8:00–16:00. W przypadku awarii serwisu KAPChef może prowadzić prace naprawcze również w godzinach nocnych.25. Relacja z Umową powierzenia
Niniejsza Polityka prywatności nie zastępuje Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Jeżeli Klient przekazuje KAPChef dane osobowe swoich pracowników, współpracowników, klientów lub innych osób w celu korzystania z systemu, strony powinny zawrzeć odpowiednią umowę powierzenia. Umowa powierzenia powinna określać co najmniej:- przedmiot i czas trwania przetwarzania;
- charakter i cel przetwarzania;
- rodzaje danych osobowych;
- kategorie osób, których dane dotyczą;
- prawa i obowiązki administratora;
- obowiązki KAPChef jako podmiotu przetwarzającego;
- zasady poufności;
- środki bezpieczeństwa;
- korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających;
- zasady obsługi praw osób;
- zasady zgłaszania naruszeń;
- zasady audytów;
- zwrot lub usunięcie danych po zakończeniu współpracy.
Zobacz też
Pytania o dane osobowe?
Napisz: [email protected], odpowiada osobiście właściciel.